Técnicas para organizar eficazmente mi tiempo

Técnicas para organizar

eficazmente el tiempo

Debes crear un espacio para ti, libre de toda distracción (teléfono, televisión, etc) y ponte períodos de entre 1 hora y 2 horas. Concentrado en tu actividad. Utilizando tu cerebro, enfocando, utilizando tu lóbulo frontal. Ya te hablaré de la utilización del lóbulo frontal, importantisimo para lograr la concentración total.

Organización

Organiza tus actividades, dando siempre prioridad a lo importante sobre lo urgente.

Identifica tus horas de mayor energía. De esta forma puedes reservar tus horas de menor energía para el descanso y las actividades más relajadas.

Planifica tus tareas hora a hora, recuerda también que tienes que darle tiempo a tu vida social, ejercicio físico y relajación.

¿Como ser una buena secretaria?

¿A que nos referimos cuando hablamos de Inteligencia emocional?

Como ser una buena secretaria

Nos referimos a la capacidad de reconocer nuestros propios sentimientos y los ajenos, de automotivarnos y saber manejar perfectamente las emociones, en nosotros mismos y en nuestras relaciones, ya sean afectivas o laborales.

La inteligencia emocional describe aptitudes complementarias, totalmente diferentes de la inteligencia cognitiva, la inteligencia emocional nada tiene que ver con el coeficiente intelectual.

Si hablamos de ¿cómo ser una buena secretaria? recordemos que la inteligencia emocional es fundamental. Muchisimas personas  con un coeficiente intelectual altísimo, terminan trabajando a las ordenes de personas que tienen un coeficiente intelectual menor pero una inteligencia emocional mayor.

Cuentame tus experiencias como secretaria? cuales son tus dudas? espero tus comentarios.

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CLAVES PARA SER UNA SECRETARIA POR HORAS EXITOSA

CLAVE PRINCIPAL : Comience con un fin en mente

comenzar con un fin en mente

Esta es la clave del liderazgo personal, que nos muestra la necesidad de comenzar cada día con una idea clara , dirección y destino deseado.

Para ser una secretaria por horas exitosa , tenemos que tener una visión clara y concisa de donde queremos ir. Este hábito de empezar con un fin en mente, se basa en el principio de que las cosas se crean siempre por partida doble, primero la creamos mentalmente y luego una creación física.

Solemos vivir los guiones que nos han impuesto nuestras familias, los amigos, los compañeros, los guiones de años anteriores, de nuestra educación, de nuestro condicionamiento.

Seguiremos hablando de claves que te pueden ayudar a ser una secretaria por horas exitosa.

Contame, lo practicás?

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Claves para el éxito personal y profesional

Otra clave para el éxito personal y profesional es:

LA   AUTOMOTIVACION

La automotivación puede definirse como un estado de activación o excitación que nos impulsa a las personas a actuar.

Cuando se tiene un para qué claro, los qué? Y los cómo? Sobran.

¿Que es ser una persona proactiva?

Ser una persona proactiva, no es lo mismo que ser una persona activa,  mira este video y verás claramente la diferencia:

Proactividad según el diccionario: Es la capacidad de anticiparce a las situaciones y a las necesidades.

Como aprender a delegar tareas

EMPRESARIO: DELEGA EN TU ASISTENTE PERSONAL

clave de éxito: delega tareas

Cuando un empresario independiente busca un asistente personal, debe aprender a delegar las tareas que le quitan tiempo a su emprendimiento.

No es fácil, aprender a delegar tareas pero es un punto fundamental para poder aprovechar nuestro tiempo de manera mas eficiente.

La mayoría de nosotros cuando decide delegar algún trabajo, no lo hace bien, veamos un ejemplo:

La escena : un padre va con sus dos hijos de vacaciones y deciden dar un paseo en lancha, y el hijo va haciendo sky remolcado con la lancha. El padre orgulloso de ver como su hijo hace piruetas y proezas decide sacarle unas fotos, pensando, a mis amigos les mostrare estas fotos y alucinarán. Para ello decide delegar en su hija esta tarea, mientras el se dedica a conducir, de esta forma su hijo podrá lucirse más haciendo piruetas.

En ese momento el padre piensa: “ me queda poco rollo” y si a eso le suma que su hija no tiene nada de experiencia en el manejo de esa cámara, decide decirle, “Marina fijate bien, intenta tomar fotos originales, no gastes rollo de mas” pero sigue dando vueltas a ese pensamiento y luego agrega: “mejor Marina saca las fotos que yo te indique”.

Sintetizando, el padre pasa todo el tiempo indicando a Marina: ahora niña,  otra más, otra, ahora…

1) No ha disfrutado de la experiencia de su hijo

2) No ha delegado en ningún momento, solo daba ordenes

3) Supervisó todo el desarrollo de la tarea supuestamente delegada.

Esa forma de delegar definitivamente no es la correcta, no sirve.

Los empresarios, ejecutivos, directivos, etc, deben aprender a delegar en su asistente personal, secretaria, secretaria por horas, ayudante virtual, ayudante administrativa, etc, la tarea que le ha encomendado porque esas personas están capacitadas y preparadas para realizar ese tipo de tareas.

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Abogado busca asistente personal

Cuando un profesional busca secretaria personal, tiene que ampliar su visión y preguntarse : porque no  a distancia?

Ahorre costes

“Le habla Rocío,soy la secretaria del Dr. Alberto Perez, le llamo para acordar una entrevista”, o “le llamo para recordarle su cita para mañana”

o “Buenos días, gracias por comunicarse con el estudio del Dr. Suarez, le habla Rocío  ¿en qué le puedo ayudar?”

A que recordamos al leer estas frases, ese tonito clásico y amable pero neutro de las secretarias, en este caso hablamos de las secretarias personales o asistentes virtuales.

La persona que llama, tiene una sensación de que el Dr, Alberto Perez tiene una secretaria personal muy profesional y cuya empresa puede tener sucursales en todo el mundo.

La realidad del tema es que tanto si hablamos del Dr. Alberto Perez, como del Dr. Suarez: ambos son clientes de Rocío, quien durante muchisimos años trabajó como secretaria tradicional, y dado su gran bagaje de experiencias, decidió ofrecer sus servicios de secretaria ejecutiva a distancia a cambio de un bono, ya sea mensual, diario, o anual. Para ello dispuso como lugar de trabajo un sector de su casa, y se armó de toda la tecnología para moverse de un sitio a otro y mantener con sus clientes un servicio de atención excelente.

Esta es un fiel reflejo de mi historia en el mundo del trabajo de secretaria, por eso quiero compartirla con ustedes, contarles algunas de mis experiencias.

Les invito a que compartan conmigo y con los lectores de este blog, sus experiencias, entre todas ellas seguramente sacaremos mucho provecho, tanto ustedes como yo.

No dudes en llamarme 647 68 49 49

Secretaria: “mas sobre la organización diaria del trabajo administrativo

Organización y el tiempo es tuyo

MARATON DE LOS LUNES

Comienza el lunes, y como todos los días el agobio comienza,  recordemos: salir de casa por la mañana y que se produzca la lucha por llegar a la oficina a las 9 hs  (atascos, colas, etc)  Si miramos esta situación parecería que el agobio viene de nuestro entorno, de lo que nos rodea cuando en realidad, el agobio tiene que ver con lo personal, por eso tenemos que mirar un poco hacia dentro para ver la verdadera dimensión que nosotros mismos le damos a nuestra desorganización.

Claves para resolver el agobio

Tomar conciencia y buscar las causas directas de esa sensación de agobio

Tener previsión, acostumbrarnos cada día a ese ejercicio, muchas veces las sorpresas que nos llevamos en el día a día se podían haber previsto

Dedicamos poco tiempo a la organización que es la base de toda administración y por esta razón, perdemos mucho tiempo.  Nuestro peor enemigo amiga mia “asistente personal“, secretaria freelance es: la DESORGANIZACION

Deshacernos de lo inútil, cuesta trabajo romper papeles, pero si no lo hacemos  serán los mismos papeles y el desorden lo que nos agobiara.

no mas papeles secretaria , utiliza tecnología

Secretaria freelance,  personal, ejecutiva, por horas, espero que estos consejitos te sirvan en el día a día, mañana mas!.

Lámame 647 68 49 49

Busco secretaria profesional

IMAGEN DE SECRETARIA PROFESIONAL (2da. parte)

Los empresarios están comenzando a comprender que el éxito no solo depende de la capacidad intelectual de los directivos de una empresa, hoy día para sobrevivir en el mercado laboral cada vez más complejo, las secretarias de empresarios, a distancia, secretarias tradicionales, asistentes virtuales o asistentes personales, tienen que utilizar otras habilidades como la comunicación y la organización, psicología para trabajar con diferentes personalidades, etc.

Las cualidades de una secretaria a distancia, por horas, freelance debe tener para mostrar una imagen profesional son:

Gran capacidad para escuchar y comunicarse verbalmente

Saber dar respuestas y soluciones creativas

Control y motivación

Capacidad para trabajar en equipo

Habilidad para negociar

Saber navegar eficazmente en Internet

Manejo eficaz de las tecnologías referentes a optimización de tareas

Muchas de estas cualidades provienen de nuestra naturaleza femenina, de nuestro “cerebro femenino”

un mundo aparte

A que ahora entiendes un poco más, de que va el tema..

No dudes en consultarme llámame al 647 68 49 49

Ladrones del tiempo

Imágen profesional de una secretaria a distancia o tradicional

Si seguimos hablando de la imagen de una secretaria profesional, hay que tener muy en cuenta a estos ladrones de guante blanco, todos sabemos que existen nos roban nuestro tiempo sin darnos cuenta día a día , pero no se puede hacer nada contra ellos, bueno en realidad la solucion ya la sabemos Organizar y planificar nuestro dia.

. No tener un plan diario de trabajo

. Objetivos y prioridades no definidas

. Indecisión

. Llamadas telefónicas

. Reuniones no previstas

. Trabajos pendientes

. Desorden

. Falta de reflexión a la hora de priorizar lo importante de lo urgente

Aqui van algunas soluciones que te puede dar una secretaria profesional, soluciones para estos males:

. Preparar a diario un plan de acción para la jornada laboral

. Establecer prioridades (fundamental)

. Preparar las reuniones

. Establecer los objetivos para ese dia

. Hacer las cosas de una en una

. Saber discernir lo esencial de lo que es accesorio

. Agrupar las tareas semejantes

.  Programar llamadas y visitas

. Buscar las soluciones con serenidad

. Estar atengo a la organización personal

. Alternar las actividades, para que no resulten monótonas