LA CALIDAD COMO IMAGEN DE EMPRESA

En la actualidad, se define la calidad como: la capacidad para satisfacer las expectativas de nuestros clientes.

Vivimos en un mundo de máxima competencia, de evoluciones tecnológicas que se suceden cada vez con más rapidez. Los clientes o usuarios son cada vez más exigentes y las instituciones, igual que las empresas, precisan dar urgentemente respuestas para:

ADAPTARSE CONSTANTEMENTE A LOS  CAMBIOS

OFRECER LOS MEJORES SERVICIOS O PRODUCTOS

Todo ello para lograr:

SATISFACER AL USUARIO

La espiral ascendente en el crecimiento empresarial

LA ESPIRAL ASCENDENTE

La renovación es el principio y el proceso que nos permite ascender en una espiral de crecimiento y cambio , de perfeccionamiento contínuo.

Para realizar un progreso significativo y sistemático a lo largo de esa espiral, tenemos que considerar otro aspecto de la renovación, cuando éste se aplica al privilegio humano específico que dirige ese movimiento ascendente:  nuestra conciencia moral.  Sintetizando ” La voz de la conciencia es tan delicada que resulta fácil ahogarla pero es también tan clara que resulta imposible confundirla”. La conciencia moral percibe nuestra congruencia o discrepancia con los principios correctos y nos eleva hacia ellos… cuando está en buena forma.

Así como la educación de los nervios y músculos es vital para un atleta, y la educación de la mente es vital para un estudioso, la educación de la conciencia moral lo es para la persona verdaderamente proactiva y altamente efectiva.  Pero el adiestramiento y la educación de la conciencia moral exigen una concentración aún mayor, una disciplina más equilibrada, una vida más coherenbtemente recta.  Requiere disfrutar con regularidad de literatura inspiradora, albergar pensamientos nobles y sobre todo, vivir en armonía con su débil voz.

Asi como el exceso de comida y la falta de ejercicio pueden minar el estado de un atleta las cosas groseras nos pueden nutrir de oscuridad interior que embote nuestra sensibilidad superior y reemplace la conciencia natural o moral social del     ¿Me descubrirán ?

Como decia Dag Hhammarskjold  “no podemos jugar con nuestro animal interior sin convertirnos en animales”…

Cuando ya tenemos autoconciencia, debemos elegir los propósitos y principios que pondremos en práctica en la vida, de otro modo alguna otra cosa llenara ese vacío, y perderemos nuestra autoconciencia para ser como animales nuevamente, cuya finalidad es la supervivencia.

Las personas que viven en ese nivel no estan viviendo, estan siendo vividas. Estan reaccionando, no toman conciencia de loss dones sigulares que dormitan sin desarrollarse en su interior.

Y para desarrollarlos no hay atajos. Rige la ley de la cosecha, siempre recogemos lo que sembramos, ni mas ni menos.

Para moverse a lo largo de la espiral ascendente debemos mostrar inteligencia en el proceso de la renovacion educando y obedeciendo a nuestra conciencia.

Les regalo un pensamiento, que no es mio pero que es excelente ejemplo de lo que hemos hablado: “Si quieres y sueñas con tener un hermoso y florido jardín, nunca “nunca” destines una parcela para la maleza”

Me estoy formando para ser una buena secretaria

Hablemos de  comunicación

comprender y que nos comprendan

Si queremos ser  buenas secretarias, debemos formarnos para ello, un punto clave a tener en cuenta es la comunicación.

Cuando decimos que nos hemos comunicado, ¿qué queremos decir?

Veamos un ejemplo práctico: nuestro jefe se acerca y nos dice: Te dejo este informe para mecanografiar “Es urgente”!!

Nuestra primera reacción es dejar todo lo que estemos haciendo y ponernos manos a la obra con el informe. Una hora mas tarde el informe esta listo se lo llevamos, pero nuestro jefe no está, lo dejamos encima de su mesa, una hora y media después el informe sigue sobre la mesa de nuestro jefe, poco tiempo después regresa nuestro jefe y le decimos, el informe está sobre su mesa, y agregamos: me pareció que lo necesitaba urgentemente.  Y nos responde: sí gracias, lo necesitaba para hoy a la cinco.

¿qué pasó? ¿realmente nos habíamos comunicado?

Aqui hay un claro fallo de comunicación su “urgente” y nuestro “urgente” NO ERAN LO MISMO.

De haber sabido que el informe era para las cinco de la tarde seguramente hubieramos organizado nuestra mañana de otra forma.

Debemos plantearnos ¿cómo podemos evitar este tipo de fallos en la comunicación? y si suceden, ¿cómo solucionarlos?

Tenemos que tener en cuenta que la comunicación no es, únicamente pronunciar palabras y esperar que ocurra lo mejor. En realidad cuando intercambiamos ideas entre interlocutores debemos preguntarnos:

Cuando yo soy receptor: ¿he comprendido el verdadero mensaje?

Cuando soy emisor: ¿habrá comprendido el mensaje el receptor?

Transformemos el ejemplo anterior, en un buen ejemplo de comunicación:

Nuestro jefe dice: Te dejo este informe para que lo mecanografíes, es urgente.

Nuestra contestación: Muy bien, ¿a última hora de la mañana le parece bien?

Nuestro jefe: Bien, perfecto, lo necesito sin falta para las cinco de la tarde.

Nuestra contestación: De acuerdo

Durante la mayor parte del día nos comunicamos, parece algo natural y habitual. Pero no nos engañemos el hecho de que estemos acostumbrados a comunicarnos no significa que lo estemos haciendo de la forma correcta y eficaz.

Técnicas para organizar eficazmente mi tiempo

Técnicas para organizar

eficazmente el tiempo

Debes crear un espacio para ti, libre de toda distracción (teléfono, televisión, etc) y ponte períodos de entre 1 hora y 2 horas. Concentrado en tu actividad. Utilizando tu cerebro, enfocando, utilizando tu lóbulo frontal. Ya te hablaré de la utilización del lóbulo frontal, importantisimo para lograr la concentración total.

Organización

Organiza tus actividades, dando siempre prioridad a lo importante sobre lo urgente.

Identifica tus horas de mayor energía. De esta forma puedes reservar tus horas de menor energía para el descanso y las actividades más relajadas.

Planifica tus tareas hora a hora, recuerda también que tienes que darle tiempo a tu vida social, ejercicio físico y relajación.

Claves para el éxito personal y profesional

Otra clave para el éxito personal y profesional es:

LA   AUTOMOTIVACION

La automotivación puede definirse como un estado de activación o excitación que nos impulsa a las personas a actuar.

Cuando se tiene un para qué claro, los qué? Y los cómo? Sobran.

¿Que es ser una persona proactiva?

Ser una persona proactiva, no es lo mismo que ser una persona activa,  mira este video y verás claramente la diferencia:

Proactividad según el diccionario: Es la capacidad de anticiparce a las situaciones y a las necesidades.

Secretaria: “mas sobre la organización diaria del trabajo administrativo

Organización y el tiempo es tuyo

MARATON DE LOS LUNES

Comienza el lunes, y como todos los días el agobio comienza,  recordemos: salir de casa por la mañana y que se produzca la lucha por llegar a la oficina a las 9 hs  (atascos, colas, etc)  Si miramos esta situación parecería que el agobio viene de nuestro entorno, de lo que nos rodea cuando en realidad, el agobio tiene que ver con lo personal, por eso tenemos que mirar un poco hacia dentro para ver la verdadera dimensión que nosotros mismos le damos a nuestra desorganización.

Claves para resolver el agobio

Tomar conciencia y buscar las causas directas de esa sensación de agobio

Tener previsión, acostumbrarnos cada día a ese ejercicio, muchas veces las sorpresas que nos llevamos en el día a día se podían haber previsto

Dedicamos poco tiempo a la organización que es la base de toda administración y por esta razón, perdemos mucho tiempo.  Nuestro peor enemigo amiga mia “asistente personal“, secretaria freelance es: la DESORGANIZACION

Deshacernos de lo inútil, cuesta trabajo romper papeles, pero si no lo hacemos  serán los mismos papeles y el desorden lo que nos agobiara.

no mas papeles secretaria , utiliza tecnología

Secretaria freelance,  personal, ejecutiva, por horas, espero que estos consejitos te sirvan en el día a día, mañana mas!.

Lámame 647 68 49 49

Busco secretaria profesional

IMAGEN DE SECRETARIA PROFESIONAL (2da. parte)

Los empresarios están comenzando a comprender que el éxito no solo depende de la capacidad intelectual de los directivos de una empresa, hoy día para sobrevivir en el mercado laboral cada vez más complejo, las secretarias de empresarios, a distancia, secretarias tradicionales, asistentes virtuales o asistentes personales, tienen que utilizar otras habilidades como la comunicación y la organización, psicología para trabajar con diferentes personalidades, etc.

Las cualidades de una secretaria a distancia, por horas, freelance debe tener para mostrar una imagen profesional son:

Gran capacidad para escuchar y comunicarse verbalmente

Saber dar respuestas y soluciones creativas

Control y motivación

Capacidad para trabajar en equipo

Habilidad para negociar

Saber navegar eficazmente en Internet

Manejo eficaz de las tecnologías referentes a optimización de tareas

Muchas de estas cualidades provienen de nuestra naturaleza femenina, de nuestro “cerebro femenino”

un mundo aparte

A que ahora entiendes un poco más, de que va el tema..

No dudes en consultarme llámame al 647 68 49 49

Ladrones del tiempo

Imágen profesional de una secretaria a distancia o tradicional

Si seguimos hablando de la imagen de una secretaria profesional, hay que tener muy en cuenta a estos ladrones de guante blanco, todos sabemos que existen nos roban nuestro tiempo sin darnos cuenta día a día , pero no se puede hacer nada contra ellos, bueno en realidad la solucion ya la sabemos Organizar y planificar nuestro dia.

. No tener un plan diario de trabajo

. Objetivos y prioridades no definidas

. Indecisión

. Llamadas telefónicas

. Reuniones no previstas

. Trabajos pendientes

. Desorden

. Falta de reflexión a la hora de priorizar lo importante de lo urgente

Aqui van algunas soluciones que te puede dar una secretaria profesional, soluciones para estos males:

. Preparar a diario un plan de acción para la jornada laboral

. Establecer prioridades (fundamental)

. Preparar las reuniones

. Establecer los objetivos para ese dia

. Hacer las cosas de una en una

. Saber discernir lo esencial de lo que es accesorio

. Agrupar las tareas semejantes

.  Programar llamadas y visitas

. Buscar las soluciones con serenidad

. Estar atengo a la organización personal

. Alternar las actividades, para que no resulten monótonas

Inteligencia Emocional

El poder que poseemos y que debemos utilizar todas las secretarias personales

El dominio de tu propia estabilidad emocional y el control de la ajena probablemente sea lo que algunos llaman “inteligencia emocional”.

La inteligencia emocional es una forma de interactuar con el mundo que tiene muy en cuenta los sentimientos, y engloba habilidades tales como el control de los impulsos,  la autoconciencia,  la motivación,  el entusiasmo,  la perseverancia,  la empatía,  la agilidad mental, etc.

Estas configuran rasgos de carácter como la autodisciplina, la compasión o el altruismo, que resultan indispensables para una buena y creativa adaptación social.

Las mujeres tenemos esta inteligencia emocional a flor de piel son habilidades emocionales que nos hacen tener la posibilidad de sentirnos satisfechos y ser eficaces en nuestra vida. Una secretaria a distancia tiene que desarrollar muy bien estas habilidades emocionales para poder desarrollar su actividad y ser eficiente 100%.